Lieferantenverwaltung in CarbonSig
Überblick
Die Lieferantenverwaltung ist jetzt unter dem neuen Tab Beziehungen in der linken Navigationsseitenleiste verfügbar. Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, den Onboarding-Prozess ihrer Lieferanten zu verfolgen, Lieferantenverbindungen zu verwalten und Anfragen nach Kohlenstoffinformationen zu überwachen.
Die Seite Beziehungen besteht aus zwei Hauptabschnitten:
Anfrage zur Kohlenstoffbescheinigung -- Zeigt eine Liste aller gesendeten und empfangenen Anfragen an.
Adressbuch -- Listet die Kontaktinformationen der Lieferantenunternehmen auf.
Diese Funktion steht allen Rollen außer Nur Ansicht auf Arbeitsbereichsebene zur Verfügung.
Adressbuch
Das Adressbuch bietet eine strukturierte Ansicht der Lieferantenunternehmen und ihrer Kontaktpersonen. Benutzer können:
- Einen Adressbucheintrag mit Unternehmensdetails und einem Hauptkontakt erstellen
- Die Liste der verbundenen Unternehmen anzeigen
- Den Status jedes Lieferanten verfolgen: Inaktiv oder Aktiv
Status
- Inaktiv: Ein Lieferantenkontakt wird bei der Erstellung zunächst auf diesen Status gesetzt.
- Aktiv: Der Status wird auf Aktiv aktualisiert, wenn der Lieferant seine erste Anfrage akzeptiert.
Löschungsregeln
- Eine Kontaktkarte KANN NICHT gelöscht werden, wenn sie eine zugehörige Anfrage in den folgenden Status hat: Entwurf, Gesendet oder In Bearbeitung.
- Eine Kontaktkarte KANN gelöscht werden, wenn sie keine zugehörigen Anfragen hat (Status ist Inaktiv) oder wenn alle zugehörigen Anfragen einen dieser Status haben: Abgeschlossen, Widerrufen oder Abgelehnt.
Anfrage zur Kohlenstoffbescheinigung
Der Tab Anfrage zur Kohlenstoffbescheinigung ermöglicht es Benutzern, Anfragen im Zusammenhang mit der Kohlenstoffberichterstattung zu senden und zu empfangen.
Anfragetypen
- Ausgehende Anfragen: An Lieferanten gesendete Anfragen
- Eingehende Anfragen: Von anderen Konten empfangene Anfragen
Wie man eine Anfrage erstellt
Anfragen können ausgelöst werden von: ➡ Beziehungen > Anfrage nach Kohlenstoffinformationen > Neue Anfrage erstellen
Anfrageabläufe
Erster Anfrageablauf
- Wählen Sie ein Unternehmen aus dem Dropdown-Menü.
- Die 'Gesendet an'-Felder werden automatisch mit Daten aus dem Adressbuch ausgefüllt. (Felder bleiben bearbeitbar und aktualisieren das Adressbuch nicht.)
- Klicken Sie auf Anfrage senden -- Die Anfrage mit Aktivierungslink wird an die im Modal eingegebene E-Mail gesendet.
- Der Lieferant erhält die Anfrage und das Onboarding beginnt. Erfahren Sie hier mehr: Lieferanten-Onboarding-Leitfaden.
- Ein Unternehmens- und Administratorkonto wird erstellt.
- Der Aktivierungslink wird ungültig.
- Die Lieferantenverbindung wird hergestellt und der Kontaktstatus wird auf 'Aktiv' aktualisiert.
- Eine Lieferantenverbindung wird hergestellt, wenn die erste Anfrage über einen Aktivierungslink gesendet wird. Dies gewährleistet eine sichere und verifizierte Kommunikation zwischen Benutzern und Lieferanten.
- Der Empfänger kann bestimmte Details aus der ursprünglichen Anfrage überprüfen und bearbeiten, bevor er bestätigt.
- Nach der Bestätigung kann der Empfänger mit dem Aufbau des CAP-Systems beginnen, wobei er KI als Ausgangspunkt basierend auf den Anfragedetails verwendet.
- Sobald der Empfänger das CAP abgeschlossen und an den Anfragenden übertragen hat, markiert der Anfragende die Anfrage in dieser Version als Abgeschlossen.
Zweiter Anfrageablauf
- Wenn das ausgewählte Unternehmen bereits aktiv ist, ist der Arbeitsbereich bereits bekannt.
- Das Klicken auf Anfrage senden löst eine Benachrichtigung an alle Benutzer im Arbeitsbereich des Lieferanten aus. Von diesem Punkt an wird der Prozess ab Schritt 8 des ersten Anfrageablaufs fortgesetzt.
Anfragestatus
Anfragender Seite
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Entwurf | Die Anfrage wurde erstellt, aber nicht gesendet |
| Gesendet (Zustellung ausstehend) | Die Anfrage wurde gesendet, aber der Lieferant hat sie noch nicht erhalten (Aktivierungslink ist gültig) |
| Gesendet (Zugestellt) | Der Lieferant hat die Anfrage erhalten (Aktivierungslink ist nicht mehr gültig) |
| In Bearbeitung | Der Lieferant nimmt Änderungen vor und die Schaltfläche "Bestätigen" wurde ausgelöst |
| Widerrufen | Der Anfragende hat die Anfrage widerrufen |
| Abgelehnt | Der Lieferant hat die Anfrage abgelehnt |
| Abgeschlossen | Die angeforderte CAP-Übertragung ist abgeschlossen (in dieser Version manuell aktualisiert) |
Lieferantenseite
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Erhalten | Der Lieferant hat die Anfrage erhalten |
| Bestätigt | Der Lieferant hat die Anfrage bestätigt |
| In Bearbeitung | Der Lieferant arbeitet an der Anfrage |
| Abgelehnt | Der Lieferant hat die Anfrage abgelehnt |
| Widerrufen | Der Anfragende hat die Anfrage widerrufen |
| Abgeschlossen | Die Übertragung ist abgeschlossen |
KI-unterstützter Systemaufbau
Nachdem ein Benutzer auf "Ein System mit KI erstellen" aus der Anfrage geklickt hat, erscheint das Eingabeaufforderungsmodal, die Felder werden mit Daten aus dem Tab 'Ihre Überarbeitung' in der Anfrage vorausgefüllt. Der Benutzer kann Änderungen vornehmen, bevor er mit der KI-unterstützten Systemerstellung fortfährt.
Wichtige Erkenntnisse
Der Tab Beziehungen ermöglicht die Lieferantenverwaltung über zwei Abschnitte: Anfrage zur Kohlenstoffbescheinigung und Adressbuch.
Der Status eines Lieferanten beginnt als Inaktiv und ändert sich zu Aktiv, wenn er seine erste Anfrage akzeptiert.
Kontaktkarten können nicht gelöscht werden, wenn es ausstehende Anfragen im Status Entwurf, Gesendet oder In Bearbeitung gibt.
Die erste Anfrage stellt die Lieferantenverbindung über einen Aktivierungslink her.
Nächste Schritte
➡ Erfahren Sie im nächsten Artikel mehr über das Onboarding von Lieferanten Lieferanten-Onboarding-Leitfaden.
Benötigen Sie weitere Hilfe?
Wenn Sie zusätzliche Unterstützung bei der Funktion Beziehungen benötigen oder Fragen haben, die in dieser Anleitung nicht behandelt werden, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team: support@carbonsig.com